Was sollte man bei der Betriebskostenabrechnung beachten?

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Die Betriebskostenabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Mieter und Vermieter. Sie regelt die Verteilung der Nebenkosten für ein Mietobjekt und dient dazu, die tatsächlichen Kosten für bestimmte Leistungen und Verbräuche abzurechnen. Eine korrekte und transparente Betriebskostenabrechnung ist von großer Bedeutung, um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden und ein faires Mietverhältnis aufrechtzuerhalten.

Leider gibt es immer wieder Fehler in der Abrechnung. Sie sollten daher Ihre jährliche Abrechnung der Nebenkosten immer genau prüfen. Wir klären, worauf Sie dabei achten sollten und gehen auf die Fragen ein: Was darf der Vermieter überhaupt als Nebenkosten abrechnen und wie lange kann sich der Vermieter Zeit lassen für die Abrechnung?

Welche Kosten gehören zur Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung umfasst verschiedene Kostenpositionen, die im Mietvertrag vereinbart werden. Dazu gehören in der Regel:

Heizkosten
Wasser- und Abwasserkosten
Kosten für die Müllentsorgung
Straßenreinigung
Gebäudeversicherungen
Kosten für die Gartenpflege
Aufzugskosten
Hausmeisterdienste

Es ist wichtig, den Mietvertrag sorgfältig zu prüfen, um alle enthaltenen Kostenpositionen zu erfassen und mögliche Unklarheiten zu klären. Der Vermieter darf nämlich nicht alle Kosten, die bei der Bewirtschaftung seiner Immobilien anfallen, auf den Mieter umlegen.

Nicht umlagefähig sind z.B.:

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Kosten für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen, die der ordnungsgemäßen Erhaltung des Mietobjekts dienen, sind in der Regel vom Vermieter zu tragen. Dazu gehören beispielsweise Renovierungsarbeiten am Gebäude, Sanierungen oder die Beseitigung von Baumängeln.

Modernisierungskosten: Kosten für Modernisierungsmaßnahmen, die über die ordnungsgemäße Instandhaltung hinausgehen und den Wohnwert nachhaltig verbessern, können in einigen Fällen auf den Mieter umgelegt werden. Jedoch müssen hier strenge rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein, und die Kosten dürfen nur anteilig und über einen festgelegten Zeitraum auf den Mieter umgelegt werden.

Verwaltungskosten: Kosten, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des Mietobjekts entstehen, wie zum Beispiel die Lohnkosten für den Hausmeister oder die Verwaltungskosten des Vermieters, können in der Regel nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Finanzierungskosten: Kosten, die mit der Finanzierung des Mietobjekts verbunden sind, wie zum Beispiel Zinsen für Kredite oder Darlehen, dürfen in der Regel nicht als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden.

Mietausfallwagnis: Das sogenannte Mietausfallwagnis, also Kosten, die durch den Ausfall von Mietzahlungen entstehen, dürfen in der Regel nicht auf den Mieter umgelegt werden. Dies gilt auch für Kosten, die durch Leerstand des Mietobjekts entstehen.

Formelle Vorgaben für die Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung muss alle wichtigen Informationen enthalten und sie muss für den Mieter nachvollziehbar sein.

Wichtig sind daher folgende formale Inhalte:

nachvollziehbare Gesamtkosten
Verteilerschlüssel als Grundlage der Berechnung
Kostenanteil für den Mieter
Vorauszahlung an Betriebskosten

Verbrauchsabhängig oder Aufteilung nach Wohnfläche/pro Kopf

Heizkosten und Wasserkosten müssen immer verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Bei allen anderen Posten kann der Vermieter selbst entscheiden: Abrechnung pro Kopf, nach Wohnfläche oder nach Verbrauch.

Überprüfung der Betriebskostenabrechnung

Als Mieter sollten Sie die Betriebskostenabrechnung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und nachvollziehbar ist. Dazu gehören:

Vergleich mit den Vorauszahlungen
Überprüfung der Kostenpositionen mit den Angaben im Mietvertrag
Kontrolle der zugrundeliegenden Verbrauchs- oder Verteilerschlüssel

Mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten sollten Sie schriftlich beim Vermieter reklamieren.

Im Mietvertrag müssen übrigens nicht alle Nebenkosten detailliert aufgeschlüsselt werden. Es reicht auch die Formulierung „Sämtliche Betriebskosten“, worunter die gängigsten Nebenkosten fallen. Problematischer ist hingegen der Begriff „Sonstige Nebenkosten“, mit dem auch nachträglich anfallende Kosten abgerechnet werden können, z.B. die Wartung von Rauchmeldeanlagen.

Fehler in der Betriebskostenabrechnung entdeckt – so handeln Sie

Stellen Sie als Mieter Fehler und Ungereimtheiten fest, sollten Sie Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen. Sie können weitere Erklärungen zur Abrechnung fordern und die Originalbelege einsehen.

Mieter haben 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen, auch wenn die Nachzahlung bereits erfolgt ist. Auch eine Nachzahlung unter Vorbehalt ist möglich.

Wie lange darf sich der Vermieter Zeit lassen mit der Betriebskostenabrechnung?

Gemäß § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) hat der Vermieter eine gesetzliche Frist von 12 Monaten, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Diese Frist beginnt am Ende des Abrechnungszeitraums, in der Regel am Ende des Kalenderjahres. Das bedeutet, dass der Vermieter bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung erstellen und dem Mieter übermitteln muss.

Diese 12-Monats-Frist ist eine gesetzliche Maximalfrist. In der Praxis ist es üblich, dass die Betriebskostenabrechnung meist nicht später als nach einem halben Jahr erstellt und dem Mieter zur Verfügung gestellt wird. Eine Verzögerung über die gesetzliche Frist hinaus kann zu Unannehmlichkeiten führen und das Vertrauensverhältnis zwischen Mieter und Vermieter beeinträchtigen.

Wenn der Vermieter die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Frist erstellt und dem Mieter vorlegt, hat dies jedoch keine automatischen Konsequenzen für den Mieter. Der Mieter behält weiterhin das Recht, die Abrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Einwände gegen ungerechtfertigte Kosten zu erheben, unabhängig davon, ob die Frist eingehalten wurde oder nicht.

Es ist ratsam, dass Sie als Mieter bei Verzögerungen über die gesetzliche Frist hinaus den Vermieter höflich darauf hinweisen und um eine zeitnahe Erstellung und Übermittlung der Betriebskostenabrechnung bitten. Falls der Vermieter trotzdem keine Abrechnung vorlegt, können Sie möglicherweise weitere rechtliche Schritte ergreifen, wie zum Beispiel die Einleitung eines gerichtlichen Verfahrens oder die Geltendmachung einer Untätigkeitsklage.

In jedem Fall ist es wichtig, sich bei Fragen zur Betriebskostenabrechnung an einen Anwalt oder Mieterverein zu wenden, um die eigenen Rechte und Pflichten besser zu verstehen und angemessen zu handeln.